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Zusammenfassung

Herausforderung

Bei der Sparkasse Dinslaken-Voerde-Hünxe erfolgte die Archivierung von Dokumenten und E-Mails bis Projektbeginn in Papierform. Computacenter sollte Abhilfe schaffen und wurde damit beauftragt, im lokalen Rechenzentrum der Sparkasse ein digitales File- und E-Mail-Archivierungssystem zu planen und aufzubauen.

Lösung von Computacenter

Computacenter konzipierte eine bedarfsgerechte und allen gesetzlichen Anforderungen genügende Lösung. Neben der Infrastruktur für die zentrale Speicherung der Archivdaten lieferte der IT-Dienstleister die Office-Infrastruktur. Bei der Archivierungslösung arbeitete Computacenter mit dem Hersteller d.velop zusammen.

Nutzen

Mit der neuen Archivierungslösung können nicht nur die Kundenakten revisionssicher archiviert werden, sondern auch alle E-Mails aus der verwendeten Kommunikationsplattform Lotus Notes. Ferner ist das System an das Zentrale Dokumentenarchiv der Finanz Informatik angebunden.

Ausführliche Version

Herausforderung

Die Sparkasse Dinslaken-Voerde-Hünxe betreibt ein redundant ausgelegtes Rechenzentrum, das sich in unterschiedlichen Brandabschnitten der Zentrale in Dinslaken befindet. In diesem Rechenzentrum kommen vornehmlich Workgroup-Server zum Einsatz sowie ein Storagesystem mit FC-SAN-Technologie.

Um eine bis dato umständliche Archivierung von Vertragsdokumenten und E-Mails in Papierform durch ein zeitgemäßes Verfahren abzulösen, sollte im Rechenzentrum der Sparkasse ein digitales Archivierungssystem geplant und aufgebaut werden. Als Partner hierfür entschied sich die Sparkasse Dinslaken-Voerde-Hünxe für den IT-Dienstleister Computacenter mit seinen ausgedehnten Erfahrungen im Finanzdienstleistungssektor und seinen Digital Document Services.

Computacenter – Partner der Finanz Informatik
Computacenter ist im Sparkassenumfeld auch dank der Kooperation mit der Finanz Informatik bestens bekannt und wird als zuverlässiger Partner immer wieder gerne mit der Erbringung von IT-Dienstleistungen für den Finanzsektor beauftragt.

Besonderes Augenmerk bei der Planung der neuen Archivierungslösung galt der Einbindung der zentralen Dienste der Finanz Informatik. Bislang endete für die Mitarbeiter der Sparkasse Dinslaken-Voerde-Hünxe der Bedienkomfort am Drucker. Hier mussten digitale Vertragsdokumente analog ausgegeben und anschließend manuell der zentral gelagerten Akte beigeheftet werden.

Lösung

Vor dem Aufbau der Archivierungslösung konnte sich der Kunde bei einem Besuch im Computacenter Solution Center in Ratingen ein genaues Bild von dem angebotenen System und den vielfältigen Möglichkeiten machen. Der IT-Dienstleister überzeugte mit dem Fachwissen und der Erfahrung seiner Experten und dem Angebot einer Gesamtlösung aus einer Hand. Für das Archivierungssystem im Rechenzentrum in Dinslaken übernahm Computacenter die Lieferung der Hard- und Software, deren Installation und Implementierung, die Systemdokumentation sowie die Schulung der Sparkassen-Mitarbeiter.

Digitalisierung aller Kundenakten
Die Kundendokumente, die bisher in den Kellerräumen der Sparkasse lagerten, wurden digitalisiert und stehen nun den Sachbearbeitern elektronisch zur Verfügung. Für die Digitalisierung setzt die Sparkasse Dinslaken-Voerde-Hünxe die Software d.3 von d.velop ein. Diese Software erlaubt auch die Archivierung der E-Mails aus dem bei der Sparkasse bereits im Einsatz befindlichen Kommunikationssystem Lotus Notes heraus. Alle Daten wurden revisionssicher auf NetApp SnapLock Volumes gespeichert, die sich in Serverräumen in zwei verschiedenen Brandabschnitten befinden. Das neue Archivierungssystem wurde an das Zentrale Dokumentenarchiv der Finanz Informatik (ZDA) angebunden, was eine Übernahme der Dokumente aus dem zentralen System ins neue Archiv erlaubt – ohne Medienbruch.

Nutzen

„Bei der Einrichtung des digitalen Archivierungssystems hat uns Computacenter mit umfangreichen Erfahrungen optimal unterstützt, so dass sich unsere Systeme heute auf dem aktuellen Stand der Archivierungstechnik befinden“, erklärt Helmut Tenberg, Projektleiter der Sparkasse Dinslaken-Voerde-Hünxe. In Zukunft können Recherchen wesentlich effektiver und effizienter betrieben werden. Der Aufwand hat sich erheblich reduziert – nicht zuletzt, weil der Transport ganzer Aktenordner vom Keller in die Büroräume entfällt. Hinzu kommt, dass auch auf zentrale Services und Dienste zugegriffen werden kann, da die Angebote der Finanz Informatik in das neue System eingebunden sind. Kein Ausdrucken von Vertragsdokumenten mehr, kein Gang ins Archiv und umständliches Beiheften zur endlich gefundenen Akte – alles funktioniert per Knopfdruck. Darüber hinaus steht mit dem NetApp-System nun auch für Datenbankanwendungen, die bisher auf verschiedene Systeme verteilt waren, ein zentrales Unified-Storage-System bereit.