Klassische TK-Anlagen benötigen eine eigene Infrastruktur und können nur als Netz mehrerer TK-Anlagen verschiedene Standorte bedienen. IP-Telefonie entspricht der Client/Server-Architektur und nutzt das Datennetz für den Anschluss der Endgeräte. Eine gemeinsame Infrastruktur für Sprach- und Datenkommunikation mit IP (Internet Protocol) als Kommunikationsprotokoll reicht für den Betrieb aus.

Die Funktionen einer TK-Anlage, wie beispielsweise die Vermittlung von Telefongesprächen, übernimmt dabei eine Applikation auf einem Server, meist als Callserver bezeichnet. Diese Applikation steuert alle Wähl- und Verbindungsvorgänge innerhalb des lokalen (und nicht-lokalen) IP-Netzes sowie mit den Gegenstellen im öffentlichen Telefonnetz.

Das wesentlich Neue an einer IP-TK-Anlage ist die Tatsache, dass keine spezielle Hardware an zentraler Stelle benötigt wird, über die alle Gespräche geroutet werden. Der Callserver stellt ausschließlich die Vermittlungsfunktionen und weitere Mehrwertdienste wie Rückruf, Konferenz oder Wartemusik zur Verfügung. Das Sprach-Routing übernimmt das IP-Netz.

Ein Telefon benötigt daher nur einen IP-Anschluss, um als Nebenstelle zu fungieren. Der Standort ist dabei nebensächlich.

Die folgenden Vorteile bringen ein enormes Einsparpotenzial mit sich:

• Nutzung einer zentralen IP-Telefonielösung für das gesamte Unternehmen
• Wegfall der manuellen Konfiguration bei Umzügen
• Konsolidierung des Leitungsnetzes